I denne veiledningen beskriver vi hvordan du kan bruke funksjonen Dimensjoner. Dimensjoner skal forstås som en verdi du kan dele opp lønnsdataene dine i, som deretter overføres til rapportene og bokføringen.
Formålet med dimensjoner er å kostnadsfordele utgifter i regnskapet. Dimensjonene vises altså ikke på medarbeiderens lønnsslipp, men fremgår av rapportene.
Det er dog mulig for medarbeiderne å hente en spesifikasjon til lønnsslippen, og her vil dimensjonene kunne ses.
Dimensjoner
For å velge dimensjoner går du til Selskap - Innstillinger - Innstillinger -> Bokføring og dimensjoner.
Her kan du sette inn navnet på dimensjonene dine. Det er mulig å opprette 3 forskjellige dimensjoner.
Under innstillinger har du også mulighet til å velge:
- 'Avanserte dimensjoner': Beskrives i veiledningen Avanserte dimensjoner – Intect.
- 'Fordeling av automatiske dimensjonsverdier': Merkes av hvis tilhørende lønnskostnader, som AGA og pensjon også skal fordeles.
Når du har navngitt dimensjonene dine og valgt innstillingen 'Fordeling av automatiske dimensjonsverdier', skal du gå gjennom lønnsartene du ønsker skal fordeles.
Gå til Selskap - Innstillinger - Timer og lønnsarter -> Lønnsarter oversikt.
Klikk på komplett og gå til kolonnen Fordeling av dimensjoner.
For hver lønnsart skal du ta stilling til om lønnsarten skal 'Fordeles', 'Grunnlag for fordeling' eller 'Ignorer'.
- Fordeles: Verdien på lønnsarten samt de avledede lønnsutgiftene (f.eks. pensjon og AGA fordeles på dimensjonen(e).
- Grunnlag for fordeling: Verdien på lønnsarten utgjør grunnlaget for hvordan dimensjonsfordelingen skal være.
- Ignorer: Lønnsarten skal ikke inngå i kostnadsfordelingen. Beløpet fordeles ut fra dimensjonen som står på lønnsarten.
Du kan også velge innstillinger for dimensjoner inne på selve lønnsarten under Lønnsarter, enkeltvis.
Eksempel på bruk av dimensjoner
I dette eksempelet har vi en restaurant hvor man kan arbeide i kjøkkenet, restauranten eller i baren.
Det er valgt dimensjoner for å få kostnadsfordelt utgiftene i de forskjellige områdene. Peter Pan jobber vanligvis på kjøkkenet i oppvasken, men har denne måneden også jobbet litt i baren som barmedarbeider.
Fordelingen er registrert som vist i bildet nedenfor.
Dimensjonene er satt opp på forhånd under Selskap - Innstillinger -> Dimensjoner.
Vær oppmerksom på at når man ikke bruker avanserte dimensjoner så er det fritekst i feltene for dimensjoner på lønnspostene. Ved bruk av avanserte dimensjoner er det verdier satt opp på forhånd som velges fra en nedtrekksmeny.
I rapporten Regnskapsbilag vises kostnadsfordelingen på dimensjonene. I eksempelet nedenfor kan du se at lønnen fordeles på henholdsvis Kjøkken og Bar.
Dimensjoner via timemodulen i Intect
Bruker dere timemodulen kan det på samme måte settes inn f.eks. 'Servitør' ved dimensjonen 'Restaurant'. Se bildet nedenfor:
Når timene godkjennes (ved å klikke på "Godkjent periode"), overføres dataene til Lønnsdata, og dimensjonsverdien følger med, som vist på bildet nedenfor:
Dimensjonsverdier skal bare ha effekt på kostnadskontoer
Hvis du ønsker at dimensjonsverdiene dine kun skal ha effekt på kostnadskontoer, kan du velge dette under Selskap - Innstillinger - Innstillinger -> Bokføring og dimensjoner.
Når du markerer dette feltet, betyr det at det kun kommer dimensjoner på virksomhetens kostnadskontoer, og dermed ikke på balansekontoer.
Under Selskap - Innstillinger - Timer og lønnsarter kan du definere hvilke lønnsarter som skal gå i resultat, og hvilke som skal gå i balansen.
Har du flere spørsmål, kan du kontakte supportteamet: Slik kontakter du Intect Support