I denne veiledningen beskriver vi hvordan du kan bruke funksjonen 'Avanserte dimensjoner'. Dimensjoner skal forstås som en verdi du kan dele opp lønnsdataene dine i, som deretter overføres til rapportene og bokføringen. Formålet med dimensjoner er å kostnadsfordele utgifter i regnskapet. Dimensjonene vises altså ikke på medarbeiderens lønnsslipp, men fremgår av rapportene. Det er dog mulig for medarbeiderne å hente en spesifikasjon til lønnsslippen, og her vil dimensjonene kunne ses.
Les eventuelt også veiledningen om Dimensjoner – Intect Norge som beskriver hvordan du bruker dimensjoner som et fritekstfelt i stedet for en forhåndsdefinert rullemeny, som Avanserte dimensjoner tilbyr. Fordelen med forhåndsdefinerte dimensjonsverdier er at man unngår tastefeil o.l. som økonomisystemet ikke kan gjenkjenne, hvis verdiene senere skal brukes der.
Avanserte dimensjoner
For å velge dimensjoner går du til Selskap - Innstillinger - Innstilliner -> Bokføring og dimensjoner.
Her kan du sette inn navnet på dimensjonene dine. Det er mulig å opprette 3 forskjellige dimensjoner.
Under Selskap - Innstillinger - Dimensjoner har du også mulighet til å velge:
- Avanserte dimensjoner. De avanserte dimensjonene kan også aktiveres under Selskap - Innstillinger - Dimensjoner. Vi anbefaler at du leser meldingen om avanserte dimensjoner før funksjonen aktiveres. Se bildet nedenfor.[SM11]
- 'Fordeling av automatiske dimensjonsverdier': Merkes av hvis avledede lønnsutgifter, som AGA og pensjon, også skal fordeles.
Sett inn navn på dimensjonen og klikk på 'Aktiver'.
På bildet nedenfor er det satt opp 3 dimensjoner: Restaurant, Kjøkken og Bar.
Under hver dimensjon skal det opprettes de verdiene det skal være mulig å kostnadsfordele på.
Eksempel: I restauranten kan man arbeide som sServitør eller som Hovmester, noe som er opprettet under dimensjonen.
Under innstillinger kan du se at avanserte dimensjoner er valgt automatisk. Du har mulighet til å velge:
- 'Fordeling av automatiske dimensjonsverdier': Merkes av hvis avledede lønnsutgifter, som AGA og pensjon, også skal fordeles.
Du skal nå gå gjennom lønnsartene du ønsker skal fordeles.
Gå til Selskap - Innstillinger - Timer og lønnsarter -> Lønnsarter, oversikt. Klikk på komplett visning og gå til kolonnen Fordeling av dimensjonsverdier. For hver lønnsart skal du ta stilling til om lønnsarten skal 'Fordeles', 'Grunnlag for fordeling' eller 'Ignorer'.
- Fordeles: Verdien på lønnsarten samt de avledede lønnsutgiftene (f.eks. pensjon og AGA fordeles på dimensjonen(e).
- Grunnlag for fordeling: Verdien på lønnsarten utgjør grunnlaget for hvordan dimensjonsfordelingen skal være.
- Ignorer: Lønnsarten skal ikke inngå i kostnadsfordelingen. Beløpet fordeles ut fra dimensjonen som står på lønnsarten.
Eksempel på avanserte dimensjoner
I dette eksempelet har vi en restaurant hvor man kan arbeide i Kjøkken, Restauranten eller Baren. Det er valgt avanserte dimensjoner for å få kostnadsfordelt utgiftene på de forskjellige områdene.
Peter Pan arbeider til vanlig i oppvasken på kjøkkenet, men har denne måneden hjulpet til i baren noen arbeidsdager. Lønnsdata er tastet inn som vist på bildet nedenfor. Vær oppmerksom på at du her skal velge verdien i rullemenyen ved dimensjonen.
I rapporten Regnskapsbilag vises kostnadsfordelingen på dimensjonene. I eksempelet nedenfor kan du se at lønnen fordeles på henholdsvis oppvask og barmedarbeider.
Dimensjoner via Intect sin tidsmodul
Bruker dere timemodulen i Intect, kan det på samme måte settes inn f.eks. barmedarbeider ved dimensjonen.
Se bildet nedenfor:
Når timene godkjennes (ved å klikke på 'Godkjent perioden'), overføres dataene til 'Lønnsdata', og dimensjonsverdien følger med, som vist på bildet nedenfor:
Dimensjonsverdier direkte på medarbeidernivå eller på malen
Det er mulig å sette inn en standard dimensjonsverdi direkte på medarbeidermalen og/eller på medarbeiderens stamdata. Disse standardverdiene vil automatisk bli brukt på alle poster i lønnsdataene. Du må angi om standardverdiene skal kunne overstyres manuelt av en lønnsadministrator, eller om de skal være låst.
På malen kan det dermed se slik ut:
OBS! Hvis du velger 'Tillat overstyring' på malen og deretter velger at dette skal oppdateres på medarbeiderne, vil det medføre at de faste dimensjonene fjernes fra medarbeidernes lønnsdata. Velger du kun å oppdatere malen, betyr det at når du legger til en ny lønnsart på lønnsdata, vil den ikke automatisk få tildelt en dimensjon, men du må velge dimensjonen som skal legges til i rullemenyen.
På medarbeiderens stamopplysninger, under 'Ansettelse', kan det se slik ut:
Dimensjonsverdier på lønnsarter
På lønnsartene er det også mulig å sette opp standard dimensjonsverdier hvis du bruker 'avanserte dimensjonsverdier'. Vær oppmerksom på at en standardverdi som er satt opp på lønnsart-nivå, slår igjennom uansett andre innstillinger, og uten mulighet for overstyring. Det betyr at standardverdier som er satt opp på medarbeideren eller på malen, vil bli ignorert, og det vil ikke være mulig å redigere dimensjonsverdien manuelt.
I tillegg kan du angi at en lønnsart skal være helt fritatt for dimensjonsverdier. Det betyr at det aldri skal kunne angis noen form for dimensjonsverdi når lønnsarten brukes. Denne innstillingen har høyere prioritet enn alt annet oppsett, og gjelder samlet for alle tre understøttede dimensjonene når den aktiveres.
Merk at for timeposter vil ikke standardverdiene kunne ses med én gang under 'Timer', men de vil fortsatt slå igjennom når postene godkjennes og dermed omdannes til lønnsdata.
Har du flere spørsmål, kan du kontakte supportteamet: Slik kontakter du Intect Support